Reorganisatie aangekondigd? Waarom het eerste gesprek met medewerkers zo belangrijk is
Een organisatie staat voor een ingrijpende verandering. Afdelingen worden samengevoegd, werkzaamheden verdwijnen of de financiële situatie vraagt om een andere inrichting van het bedrijf.
Voor werkgevers en HR-professionals betekent dat veel voorbereiding. Maar voor medewerkers kan één gesprek hun hele toekomstbeeld veranderen.
Misschien horen zij dat hun functie komt te vervallen. Of dat nog niet duidelijk is of er binnen de organisatie een passende plek beschikbaar blijft.
Hoe voer je zo’n gesprek zorgvuldig? Wat vertel je wel en wat kun je nog niet beloven? En wanneer is het verstandig om ondersteuning bij loopbaanontwikkeling of outplacement aan te bieden?
Onze visie: de manier waarop je een reorganisatie communiceert, bepaalt niet de uitkomst voor medewerkers, maar kan wel veel betekenen voor hoe zij het vervolg ervaren.
Een reorganisatie is meer dan een organisatorische verandering
Voor een werkgever kan een reorganisatie noodzakelijk zijn om de organisatie toekomstbestendig te maken.
Er moeten keuzes worden gemaakt over kosten, functies, afdelingen en werkzaamheden.
Voor medewerkers kan dezelfde ontwikkeling een heel andere betekenis hebben.
Een vertrouwde functie verandert of verdwijnt misschien. De toekomst wordt onzeker. En iemand die jarenlang met plezier heeft gewerkt, moet mogelijk opnieuw nadenken over de eigen loopbaan.
Daarom is het belangrijk om bij een reorganisatie niet uitsluitend vanuit processen en procedures te denken.
Natuurlijk moeten de juridische en organisatorische stappen zorgvuldig worden doorlopen. Maar daarnaast vraagt de situatie om persoonlijke aandacht, duidelijke communicatie en ruimte voor vragen.
Dat begint vaak al bij het eerste gesprek.
Wat vertel je wanneer nog niet alles vaststaat?
Een van de lastigste onderdelen van reorganisatiecommunicatie is dat niet alle antwoorden meteen beschikbaar zijn.
Misschien bestaat er een voornemen om functies te laten vervallen, maar is het besluit nog niet definitief.
Of is de nieuwe organisatiestructuur bekend, terwijl nog onderzocht wordt welke medewerkers voor andere functies in aanmerking komen.
Het is belangrijk om die onzekerheid niet weg te praten.
Maak juist duidelijk wat al bekend is, welke stappen nog moeten worden gezet en wanneer medewerkers nieuwe informatie kunnen verwachten.
Een medewerker heeft weinig aan geruststellende woorden wanneer achteraf blijkt dat daar onvoldoende basis voor was.
Wees daarom duidelijk over wat vaststaat én eerlijk over wat nog onzeker is.
Het verschil tussen een voorgenomen reorganisatie en een definitief besluit
Bij een reorganisatie kunnen medezeggenschapsregels van toepassing zijn.
Volgens de Sociaal-Economische Raad (SER) heeft de ondernemingsraad bij belangrijke wijzigingen in de organisatie vaak adviesrecht. Dat geldt bijvoorbeeld bij een belangrijke inkrimping van werkzaamheden of een ingrijpende verandering van de organisatiestructuur.
Dat advies moet op een moment worden gevraagd waarop het nog invloed kan hebben op de besluitvorming.
Ook kunnen bij een voorgenomen collectief ontslag aanvullende verplichtingen gelden, zoals melding bij UWV en overleg met vakbonden.
Voor de communicatie betekent dit dat werkgevers zorgvuldig moeten omgaan met de status van besluiten.
Een voorgenomen reorganisatie is niet hetzelfde als een definitief genomen besluit.
Zeg daarom niet dat een medewerker zeker zijn baan verliest wanneer dat juridisch of organisatorisch nog niet vaststaat.
Leg uit welke procedure wordt gevolgd en welke gevolgen op dat moment wel en niet duidelijk zijn.
Lees meer over reorganisatie en medezeggenschap bij de SER.
Zeven aandachtspunten voor het eerste gesprek met medewerkers
Een gesprek over een mogelijke functiewijziging of boventalligheid zal niet voor iedere medewerker hetzelfde verlopen.
Wel zijn er belangrijke uitgangspunten die werkgevers en leidinggevenden kunnen helpen.
1. Bereid het gesprek zorgvuldig voor
Zorg dat je vooraf weet welke informatie gedeeld mag worden en welke besluiten daadwerkelijk zijn genomen.
Stem de boodschap af met HR en, waar nodig, de betrokken juridische adviseurs.
Bedenk ook welke vragen medewerkers waarschijnlijk zullen stellen.
Waarom verandert de organisatie? Wat betekent dit voor mijn functie? Wanneer krijg ik duidelijkheid? En welke ondersteuning is beschikbaar?
Niet iedere vraag hoeft meteen beantwoord te kunnen worden.
Het belangrijkste is dat duidelijk is wie de openstaande vragen oppakt en wanneer daarover terugkoppeling volgt.
2. Vertel duidelijk wat de verandering betekent
Gebruik begrijpelijke taal.
Vermijd onnodig abstracte termen wanneer die de persoonlijke gevolgen van een reorganisatie verhullen.
Woorden als optimalisatie, efficiëntieslag of strategische heroriëntatie kunnen voor de organisatie betekenisvol zijn, maar medewerkers willen vooral weten wat de verandering voor hen betekent.
Leg daarom eerst uit wat er verandert en welke gevolgen dat mogelijk heeft voor de werkzaamheden of functie van de medewerker.
Maak daarbij zorgvuldig onderscheid tussen vaststaande feiten, voornemens en mogelijkheden.
3. Geef ruimte aan de reactie van de medewerker
Niet iedereen reageert hetzelfde op slecht of onzeker nieuws.
De ene medewerker stelt direct praktische vragen. Een ander is boos, teleurgesteld of heeft tijd nodig om de informatie te verwerken.
Probeer niet iedere reactie meteen op te lossen.
Geef iemand gelegenheid om vragen te stellen en bied ruimte om op een later moment verder te praten.
Een gesprek is geen succes omdat iemand rustig reageert of direct begrijpt waarom de organisatie een bepaalde keuze maakt.
Het gaat erom dat de boodschap zorgvuldig wordt overgebracht en de medewerker serieus wordt genomen.
4. Doe geen beloftes die je niet kunt waarmaken
Een leidinggevende wil een medewerker misschien geruststellen met uitspraken als:
‘Voor jou vinden we vast wel een andere plek.’
Of:
‘Met jouw ervaring heb je zo weer een nieuwe baan.’
Die woorden zijn goedbedoeld, maar kunnen verwachtingen wekken die niet kunnen worden waargemaakt.
Een passende interne functie is niet altijd beschikbaar. En een nieuwe baan vinden kan tijd kosten, ook voor iemand met veel ervaring.
Wees daarom concreet over welke mogelijkheden onderzocht worden, zonder de uitkomst vooraf vast te leggen.
5. Bespreek welke ondersteuning beschikbaar is
Wanneer medewerkers met onzekerheid over hun functie worden geconfronteerd, kunnen verschillende vragen ontstaan.
Sommigen willen weten welke interne mogelijkheden er zijn.
Anderen vragen zich af hoe hun kansen op de arbeidsmarkt eruitzien, zeker wanneer zij jarenlang bij dezelfde werkgever hebben gewerkt.
Afhankelijk van de situatie kunnen loopbaanoriëntatie, interne mobiliteitsbegeleiding of outplacement passende ondersteuning bieden.
Leg uit welke mogelijkheden beschikbaar zijn, voor wie deze gelden en hoe medewerkers daarvan gebruik kunnen maken.
Maar maak van het eerste gesprek niet direct een sollicitatiegesprek.
Niet iedereen is op dat moment al toe aan het verkennen van ander werk.
6. Spreek af hoe en wanneer het vervolg plaatsvindt
Onzekerheid wordt niet kleiner wanneer medewerkers na het gesprek niet weten waar ze aan toe zijn.
Vertel daarom hoe het proces verdergaat.
Wanneer volgt aanvullende informatie? Bij wie kunnen medewerkers terecht? En welke stappen zijn er nog nodig voordat meer duidelijkheid ontstaat?
Zorg dat de afspraken worden nagekomen.
Ook wanneer er nog niets nieuws te melden is, kan een korte en eerlijke terugkoppeling waardevol zijn.
7. Houd aandacht voor de medewerkers die blijven
Een reorganisatie raakt niet uitsluitend de medewerkers van wie de functie verandert of mogelijk verdwijnt.
Ook collega’s die blijven, kunnen vragen hebben over de toekomst.
Wie neemt bepaalde werkzaamheden over? Veranderen verantwoordelijkheden? En hoe ziet het team er straks uit?
Door ook met deze medewerkers in gesprek te blijven, voorkom je dat de communicatie alleen gericht is op mensen die mogelijk vertrekken.
De organisatie moet immers ook na de reorganisatie verder.
Een gesprek dat niet goed is verlopen: wat kun je herstellen?
Niet ieder reorganisatiegesprek verloopt zoals vooraf bedacht.
Misschien ontstond verwarring over de status van het besluit. Of bleek achteraf dat een medewerker belangrijke informatie niet goed had begrepen.
Dan is het verstandig om niet alleen door te gaan met de volgende processtap.
Plan waar nodig een vervolggesprek.
Bespreek welke informatie onduidelijk was, corrigeer eventuele onjuistheden en leg uit waar medewerkers terechtkunnen met vragen.
Ook kan het helpen om belangrijke afspraken en vervolgstappen schriftelijk te bevestigen.
Dat neemt de gevolgen van een reorganisatie niet weg, maar kan wel bijdragen aan een zorgvuldiger vervolg.
Vergeet de herplaatsingsmogelijkheden niet
Bij een voorgenomen ontslag om bedrijfseconomische redenen moeten werkgevers in beginsel onderzoeken of herplaatsing in een passende functie binnen een redelijke termijn mogelijk is, eventueel met behulp van scholing.
Dat betekent dat de overstap naar een andere werkgever niet automatisch het eerste uitgangspunt is.
Onderzoek welke functies beschikbaar zijn of binnen de relevante termijn beschikbaar kunnen komen.
Kijk daarbij naar de opleiding, ervaring en bekwaamheid van medewerkers en naar mogelijkheden om met scholing een andere functie te vervullen.
De concrete verplichtingen hangen af van de omstandigheden en het toepasselijke ontslagrecht.
Lees de informatie van de Rijksoverheid over herplaatsing vóór ontslag.
Wanneer passende interne mogelijkheden ontbreken en vertrek aan de orde is, kan begeleiding naar werk buiten de organisatie een belangrijke vervolgstap zijn.
Wanneer bied je outplacement aan?
Outplacement is bedoeld om medewerkers te begeleiden bij het vinden van een nieuwe loopbaanrichting en passend werk buiten de organisatie.
Bij een reorganisatie kan deze ondersteuning onderdeel zijn van een sociaal plan of van individuele afspraken.
Het juiste moment om begeleiding aan te bieden, hangt af van de situatie, gemaakte afspraken en de fase van het reorganisatieproces.
Voor sommige medewerkers kan vroege loopbaanoriëntatie helpen om alvast mogelijkheden te verkennen.
Anderen hebben eerst behoefte aan duidelijkheid over hun positie of tijd om de verandering te verwerken.
Daarom is het belangrijk dat begeleiding aansluit bij de persoon.
Een outplacementtraject moet geen standaardantwoord worden op iedere vraag die tijdens een reorganisatie ontstaat.
Maar wanneer een medewerker zich op ander werk moet richten, kan persoonlijke begeleiding helpen om overzicht te krijgen en gericht stappen te zetten.
Waarom loopbaanconsultants juist in deze fase waardevol kunnen zijn
Medewerkers die jarenlang voor dezelfde werkgever hebben gewerkt, hebben mogelijk weinig recente ervaring met het onderzoeken van hun arbeidsmarktkansen.
Hun vakkennis en vaardigheden zijn vaak sterk verbonden met de werkzaamheden die zij dagelijks uitvoeren.
Wanneer een functie verdwijnt, kan het lastig zijn om te zien waar diezelfde ervaring nog meer van waarde is.
Een loopbaanconsultant kan helpen om dat perspectief te verbreden.
Welke kwaliteiten en vaardigheden zijn aanwezig? Welke interesses en ambities spelen een rol? En welke functies of sectoren kunnen aansluiten?
Daarbij gaat het niet alleen om het opstellen van een cv of het oefenen van sollicitatiegesprekken.
Ook het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden en het maken van bewuste loopbaankeuzes zijn belangrijke onderdelen van de begeleiding.
Het kan waardevol zijn wanneer medewerkers hierover in gesprek kunnen met een onafhankelijke professional, buiten de directe verhouding met hun werkgever.
Van onzekerheid naar een volgende loopbaanstap
Een herkenbaar voorbeeld is het verhaal van Anne-Marie Borger.
Zij werkte ruim twintig jaar bij ABB, voorheen General Electric, op de locatie Haaksbergen. Toen bekend werd dat deze vestiging zou sluiten, kregen medewerkers de mogelijkheid om via het sociaal plan outplacement te volgen.
Anne-Marie koos voor begeleiding bij Staatvandienst.
Samen met loopbaanconsultant Miranda Piras onderzocht zij haar interesses, kwaliteiten en mogelijkheden. Daarbij hielpen onder andere online instrumenten om meer richting te geven aan haar zoektocht.
Uiteindelijk vond zij werk bij Stadler Service Nederland in Hengelo, waar zij haar ervaring in planning en administratieve werkzaamheden kon benutten.
Het verhaal laat zien hoe opgebouwde werkervaring ook na een ingrijpende verandering van waarde kan blijven.
Het gaat om één individuele ervaring. Niet iedere medewerker vindt op dezelfde manier of binnen dezelfde periode ander werk.
Lees het volledige verhaal van Anne-Marie over haar outplacementtraject.
Onze visie: aandacht voor medewerkers mag niet beginnen bij hun vertrek
Een reorganisatie kan organisatorisch noodzakelijk zijn.
Maar die noodzaak neemt niet weg dat werkgevers zorgvuldig moeten omgaan met de medewerkers die ermee te maken krijgen.
Daarom vinden wij het belangrijk dat begeleiding niet pas begint wanneer iemand officieel boventallig is verklaard of een vertrekregeling heeft ontvangen.
Het begint met duidelijkheid, ruimte voor vragen en aandacht voor de persoonlijke situatie.
En wanneer een medewerker een volgende loopbaanstap moet zetten, helpt het om verder te kijken dan alleen de functie die verdwijnt.
Welke ervaring neemt iemand mee? Welke mogelijkheden zijn er nog? En welke begeleiding kan helpen om die mogelijkheden te onderzoeken?
Een werkgever kan niet altijd voorkomen dat functies verdwijnen. Maar de manier waarop medewerkers tijdens die verandering worden begeleid, is wel een bewuste keuze.
Dat is voor ons een belangrijk onderdeel van goed werkgeverschap.
Van werk naar werk met Staatvandienst
Bij Staatvandienst begeleiden onze loopbaanconsultants werkgevers en medewerkers bij personele veranderingen, waaronder reorganisaties.
Met outplacement en van-werk-naar-werkbegeleiding ondersteunen we medewerkers die zich op een nieuwe baan moeten richten.
We brengen kwaliteiten, interesses en werkervaring in kaart en onderzoeken welke mogelijkheden er zijn op de arbeidsmarkt.
Daarbij combineren we persoonlijke begeleiding met kennis van de regionale arbeidsmarkt.
Van loopbaanoriëntatie tot sollicitatiebegeleiding: het doel is een passende en duurzame vervolgstap.
Ook na plaatsing in een nieuwe baan blijft binnen onze van-werk-naar-werkdienstverlening gedurende zes maanden nazorg beschikbaar.
Bereidt jouw organisatie een reorganisatie voor, of wil je medewerkers zorgvuldig begeleiden bij een verandering van werk?
Bekijk onze van-werk-naar-werkbegeleiding voor werkgevers of neem contact op met Staatvandienst.
Onze loopbaanconsultants denken graag mee over een aanpak die aansluit bij de medewerker en de situatie van jouw organisatie.
Dit artikel biedt algemene informatie en praktische aandachtspunten. Bij een concrete reorganisatie zijn de toepasselijke medezeggenschapsregels, ontslagregels, cao-afspraken en eventueel het sociaal plan leidend. Schakel voor juridische vraagstukken specialistische ondersteuning in.