Een medewerker gaat met pensioen. De kennis vertrekt mee.

Een ervaren collega die na dertig jaar afscheid neemt. Een specialist die precies weet hoe processen werken. Of een medewerker bij wie iedereen aanklopt als er iets misgaat. Wanneer deze mensen met pensioen gaan, verdwijnt er vaak meer dan alleen personele capaciteit. Ook kennis en ervaring kunnen verloren gaan. Uit nieuw onderzoek van UWV blijkt dat veel werkgevers zich zorgen maken over deze uitstroom. Hoe zorgen organisaties ervoor dat waardevolle kennis behouden blijft?

Bijna de helft van de werkgevers voorziet problemen

De vergrijzing heeft steeds meer invloed op de Nederlandse arbeidsmarkt. De komende jaren bereiken veel medewerkers de pensioengerechtigde leeftijd, terwijl de instroom van jongere werknemers niet overal voldoende is om hen te vervangen.

Uit onderzoek van UWV, gepubliceerd in 2026, blijkt dat 39 procent van de onderzochte bedrijfsvestigingen verwacht dat er binnen vijf jaar medewerkers met pensioen gaan.

Van deze werkgevers denkt 45 procent dat dit problemen zal opleveren voor de organisatie. Vooral bij de overheid en in de industrie zijn de zorgen groot. In deze sectoren verwacht ruim 60 procent van de werkgevers die met pensionering te maken krijgen, hierdoor problemen.

Opvallend is dat het niet uitsluitend gaat om het vinden van vervangend personeel.

Van de werkgevers die problemen voorzien, noemt 90 procent het verlies van ervaring en 81 procent het verlies van kennis. Daarnaast verwacht 75 procent dat belangrijke vaardigheden verdwijnen.

De cijfers laten zien dat personeelsplanning over meer gaat dan alleen het invullen van toekomstige vacatures.

Ervaring laat zich niet zomaar vervangen

Wanneer een medewerker vertrekt, kan een organisatie een nieuwe collega aannemen. Maar daarmee is niet automatisch alle kennis vervangen.

Denk aan een ervaren monteur die aan het geluid van een machine hoort wat er mis is. Een HR-professional die door jarenlange ervaring complexe situaties goed kan inschatten. Of een medewerker die de geschiedenis van een organisatie kent en precies weet waarom bepaalde processen ooit zijn ingericht.

Een deel van deze kennis is vastgelegd in systemen, procedures en documenten. Maar veel praktische kennis ontstaat door ervaring.

Het gaat om inzichten die medewerkers gedurende hun loopbaan ontwikkelen en die niet altijd eenvoudig uit een handboek te leren zijn.

Juist daarom is het belangrijk dat werkgevers tijdig onderzoeken welke kennis binnen hun organisatie aanwezig is en wat er gebeurt wanneer ervaren medewerkers vertrekken.

Wachten tot het afscheid is te laat

Kennisoverdracht krijgt in veel organisaties pas aandacht wanneer iemand daadwerkelijk aankondigt met pensioen te gaan.

Dan worden werkzaamheden overgedragen, documenten bijgewerkt en afspraken gemaakt over het inwerken van een opvolger.

Maar voor sommige kennis is een paar weken overdracht onvoldoende.

Ervaren medewerkers hebben soms jarenlang gewerkt aan het opbouwen van vakmanschap, relaties en inzicht in complexe processen.

Die kennis overdragen vraagt tijd, samenwerking en de mogelijkheid om ervaringen in de praktijk te delen.

Dat betekent dat werkgevers niet alleen moeten nadenken over wie een functie straks overneemt, maar vooral over hoe de volgende generatie medewerkers voldoende ervaring kan opbouwen.

Kennisoverdracht begint met samenwerking

Een mogelijke aanpak is om ervaren en minder ervaren medewerkers bewuster met elkaar te laten samenwerken.

Dat kan bijvoorbeeld door collega’s samen verantwoordelijk te maken voor projecten, nieuwe medewerkers te laten meekijken bij complexe werkzaamheden of ervaren specialisten een begeleidende rol te geven.

Daarbij hoeft kennisoverdracht geen eenrichtingsverkeer te zijn.

Jongere medewerkers of collega’s die pas kort bij een organisatie werken, kunnen zelf ook nieuwe inzichten en vaardigheden meebrengen. Bijvoorbeeld op het gebied van technologie, werkprocessen of andere manieren van samenwerken.

Zo ontstaat wederzijds leren, waarbij ervaring en nieuwe kennis elkaar aanvullen.

Het is wel belangrijk dat organisaties hier voldoende ruimte voor bieden. Kennisoverdracht kost tijd en vraagt om goede begeleiding.

Ook de laatste werkfase biedt ontwikkelmogelijkheden

Wanneer medewerkers richting hun pensioen gaan, verschuift de aandacht vaak naar afbouwen en afscheid nemen.

Maar niet iedereen heeft dezelfde wensen voor de laatste jaren van zijn loopbaan.

Sommige medewerkers willen graag hun huidige werkzaamheden blijven uitvoeren. Anderen vinden het juist aantrekkelijk om minder uitvoerende taken te doen en meer tijd te besteden aan het begeleiden van collega’s.

Ook kan iemand belangstelling hebben voor een andere functie of een tijdelijke rol waarin kennisoverdracht centraal staat.

Dat vraagt om een open gesprek over ambities, mogelijkheden en persoonlijke voorkeuren.

Want ook in de laatste fase van een loopbaan kan ontwikkeling waardevol zijn.

Een medewerker die jarenlang specialistische werkzaamheden heeft uitgevoerd, beschikt niet automatisch over de vaardigheden om anderen goed te begeleiden. Ook kennisoverdracht vraagt om leren, feedback geven en kunnen aansluiten bij de behoeften van collega’s.

Wat kunnen werkgevers vandaag al doen?

Om kennisverlies te voorkomen, hoeven organisaties niet te wachten tot medewerkers hun pensioen aankondigen.

Een goede voorbereiding begint met inzicht in het personeelsbestand en de kennis die voor de organisatie belangrijk is.

Daarbij kunnen vier vragen helpen:

1. Welke kennis is moeilijk te vervangen?

Onderzoek welke werkzaamheden sterk afhankelijk zijn van specifieke medewerkers en welke kennis nog onvoldoende binnen de organisatie wordt gedeeld.

2. Welke medewerkers willen hun ervaring overdragen?

Ga tijdig in gesprek met ervaren collega’s over hun wensen en mogelijkheden. Niet iedereen wil mentor worden, maar sommigen halen juist veel voldoening uit het begeleiden van anderen.

3. Hoe krijgen collega’s ruimte om van elkaar te leren?

Organiseer samenwerking, gezamenlijke projecten en momenten waarop medewerkers kennis en ervaringen kunnen uitwisselen.

4. Welke loopbaanmogelijkheden ontstaan hierdoor?

Kennisoverdracht kan ook ontwikkelkansen bieden. Voor ervaren medewerkers die andere verantwoordelijkheden willen oppakken én voor collega’s die zich voorbereiden op een volgende functie.

Door kennisdeling te verbinden aan loopbaanontwikkeling, ontstaat een aanpak waar medewerkers en organisaties allebei voordeel van kunnen hebben.

Een toekomstbestendige organisatie investeert in mensen

De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt maken duidelijk dat werkgevers steeds verder vooruit moeten kijken.

UWV benadrukte in november 2026 opnieuw dat de arbeidsmarkt de komende jaren sterk wordt beïnvloed door vergrijzing. Volgens UWV komt ongeveer negen op de tien vacatures voort uit vervangingsvraag: medewerkers die vertrekken en moeten worden vervangen.

Voor werkgevers betekent dit dat aandacht voor personeelsbehoud, ontwikkeling en interne mobiliteit belangrijk blijft.

Bij Staatvandienst ondersteunen we organisaties bij loopbaanontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Daarbij kijken we naar de kwaliteiten, ambities en mogelijkheden van medewerkers in verschillende fases van hun loopbaan.

Want een wendbare organisatie vraagt niet alleen om medewerkers die nieuwe vaardigheden ontwikkelen. Het vraagt ook om het herkennen en benutten van de kennis die al aanwezig is.

Door tijdig het gesprek aan te gaan over ontwikkeling en toekomstige mogelijkheden, kunnen werkgevers beter inspelen op veranderingen binnen hun personeelsbestand.

De toekomst begint bij de kennis van vandaag

De uitstroom van ervaren medewerkers is een ontwikkeling waar veel organisaties de komende jaren mee te maken krijgen.

Dat vraagt om nieuwe collega’s, maar minstens zo belangrijk is het behouden en verder ontwikkelen van de kennis die binnen organisaties aanwezig is.

Daar ligt een kans om verschillende generaties en werkfases met elkaar te verbinden.

Want de waarde van een ervaren medewerker zit niet alleen in het werk dat iemand jarenlang heeft gedaan, maar ook in de kennis die anderen daardoor verder kan helpen.

Wil je als werkgever meer aandacht besteden aan loopbaanontwikkeling en de duurzame inzetbaarheid van medewerkers? Ontdek hoe Staatvandienst jouw organisatie kan ondersteunen.

Bronnen