Wet verbetering poortwachter: stappenplan voor werkgevers

Wanneer een medewerker langdurig ziek is, krijg je als werkgever te maken met de Wet verbetering poortwachter. Deze wet bepaalt welke stappen werkgever en werknemer moeten zetten om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Maar wat moet je wanneer regelen? En wat gebeurt er als re-integratie niet volgens plan verloopt?

In dit artikel zetten we de belangrijkste stappen van de Wet verbetering poortwachter overzichtelijk op een rij. Van de eerste ziekmelding tot de mogelijke WIA-aanvraag na bijna twee jaar ziekte.

Wat is de Wet verbetering poortwachter?

De Wet verbetering poortwachter is bedoeld om langdurig ziekteverzuim te beperken en werknemers zo goed mogelijk te begeleiden bij hun terugkeer naar werk.

De wet legt verplichtingen op aan zowel werkgevers als werknemers. Samen moeten zij actief werken aan re-integratie, met ondersteuning van de bedrijfsarts of arbodienst.

Daarbij wordt eerst gekeken naar terugkeer in het eigen werk. Is dat niet mogelijk, dan worden andere passende werkzaamheden binnen de organisatie onderzocht. Wanneer ook dat onvoldoende perspectief biedt, komt re-integratie bij een andere werkgever in beeld.

Een zorgvuldig re-integratietraject vraagt om duidelijke afspraken, regelmatig contact en het vastleggen van de ondernomen stappen.

Stappenplan Wet verbetering poortwachter: van week 1 tot 104

Tijdens de eerste twee ziektejaren zijn er verschillende belangrijke momenten waarop werkgever en werknemer actie moeten ondernemen.

Moment	Wat moet er gebeuren?
Dag 1	Werknemer meldt zich ziek
Eerste weken	Contact met de arbodienst of bedrijfsarts
Uiterlijk week 6	Probleemanalyse door de bedrijfsarts
Uiterlijk week 8	Plan van aanpak opstellen
Iedere 6 weken	Voortgang van de re-integratie bespreken
Rond week 42	Ziekmelding bij UWV
Rond week 52	Eerstejaarsevaluatie
Vanaf week 88	WIA-aanvraag voorbereiden en indienen
Rond week 93	Gebruikelijke uiterste termijn WIA-aanvraag
Na 104 weken	Einde reguliere wachttijd voor de WIA

Dit schema beschrijft het gebruikelijke verloop. Afhankelijk van de situatie kunnen andere afspraken of uitzonderingen gelden.

Dag 1: ziekmelding en eerste contact

Wanneer een medewerker zich ziekmeldt, registreer je als werkgever de eerste ziektedag en schakel je volgens de geldende afspraken de arbodienst of bedrijfsarts in.

In deze eerste periode is het belangrijk om contact te houden met de werknemer. Bespreek hoe jullie contact onderhouden en welke praktische afspraken nodig zijn.

Als werkgever mag je niet vragen naar de medische diagnose of de oorzaak van de ziekte. De medische beoordeling is de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts.

Week 6: de probleemanalyse

Wanneer een medewerker langdurig ziek blijft, stelt de bedrijfsarts of arbodienst uiterlijk rond de zesde ziekteweek een probleemanalyse op.

Hierin staat welke mogelijkheden en beperkingen er zijn voor werkhervatting. Ook wordt gekeken welke ondersteuning of aanpassingen kunnen bijdragen aan de re-integratie.

De probleemanalyse vormt de basis voor de verdere afspraken tussen werkgever en werknemer.

Week 8: het plan van aanpak

Uiterlijk twee weken na het opstellen van de probleemanalyse maken werkgever en werknemer samen een plan van aanpak, als er mogelijkheden zijn om aan re-integratie te werken.

Hierin leggen jullie vast welke stappen nodig zijn om terugkeer naar werk mogelijk te maken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Tijdelijk aangepaste werkzaamheden.
• Geleidelijke opbouw van werkuren.
• Aanpassingen aan de werkplek.
• Begeleiding of aanvullende ondersteuning.
• Onderzoek naar andere passende functies.

Ook spreken jullie af wie de voortgang bewaakt. Deze persoon wordt de casemanager genoemd.

Het plan van aanpak is geen document dat na ondertekening in de kast verdwijnt. Tijdens het re-integratietraject blijven jullie de afspraken evalueren en waar nodig aanpassen.

Iedere zes weken: voortgang bespreken

Werkgever en werknemer bespreken minstens één keer per zes weken hoe de re-integratie verloopt.

Lukt het om werkzaamheden op te bouwen? Zijn de gemaakte afspraken nog haalbaar? Of zijn er nieuwe mogelijkheden ontstaan?

Wanneer de situatie verandert, kan het nodig zijn om het plan van aanpak bij te stellen. Ook kan de bedrijfsarts opnieuw adviseren over de mogelijkheden voor werkhervatting.

Door regelmatig te evalueren voorkom je dat een re-integratietraject onnodig stil komt te staan.

Week 42: ziekmelding bij UWV

Is een werknemer na 42 weken nog ziek? Dan moet je als werkgever een 42e-weeksmelding doen bij UWV.

Dit moet uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek gebeuren.

UWV gebruikt deze melding om het langdurige ziekteverzuim te registreren. De melding betekent niet dat UWV de begeleiding automatisch overneemt. Werkgever en werknemer blijven verantwoordelijk voor de re-integratie.

Week 52: de eerstejaarsevaluatie

Rond het einde van het eerste ziektejaar vindt de eerstejaarsevaluatie plaats.

Tijdens deze evaluatie kijken werkgever en werknemer terug op de stappen die al zijn gezet en bespreken zij welke mogelijkheden er voor het komende jaar zijn.

Belangrijke vragen zijn:

• Is terugkeer naar de eigen functie nog mogelijk?
• Zijn aanpassingen van werkzaamheden voldoende?
• Is er ander passend werk binnen de organisatie beschikbaar?
• Moeten mogelijkheden bij een andere werkgever worden onderzocht?

Het is een belangrijk moment om te beoordelen of de huidige re-integratieaanpak nog voldoende perspectief biedt.

Wanneer moet je starten met re-integratie tweede spoor?

Bij re-integratie wordt onderscheid gemaakt tussen het eerste en tweede spoor.

In het eerste spoor onderzoek je de mogelijkheden om een medewerker binnen de eigen organisatie te laten terugkeren. Dat kan in de oorspronkelijke functie zijn, in aangepast werk of in een andere passende functie.

Biedt terugkeer binnen de eigen organisatie onvoldoende perspectief? Dan komt het tweede spoor in beeld. Hierbij wordt onderzocht of de medewerker passend werk kan vinden bij een andere werkgever.

Een tweede spoortraject hoeft niet altijd pas na één jaar ziekte te beginnen. Zodra duidelijk wordt dat duurzame werkhervatting binnen de eigen organisatie onvoldoende perspectief biedt, moet tijdig worden beoordeeld of het tweede spoor nodig is.

Volgens de Werkwijzer Poortwachter van UWV moet een adequaat tweede spoortraject in beginsel uiterlijk zes weken na de eerstejaarsevaluatie zijn gestart, tenzij er binnen drie maanden concreet perspectief bestaat op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie.

Lees ook: Wanneer start je met een tweede spoortraject?

Vanaf week 88: WIA-aanvraag voorbereiden

Wanneer een werknemer na bijna twee jaar ziekte nog niet volledig kan werken, kan een WIA-uitkering aan de orde zijn.

In de 88e ziekteweek ontvangt de werknemer doorgaans een brief van UWV met informatie over het aanvragen van de WIA-uitkering.

Vanaf dat moment kan de werknemer de aanvraag indienen. De uiterste aanvraagdatum staat in de brief van UWV. Doorgaans ligt deze rond week 93.

Voor de aanvraag is ook het re-integratieverslag belangrijk. Daarin staat welke inspanningen werkgever en werknemer hebben verricht om terugkeer naar werk mogelijk te maken.

Het re-integratieverslag bevat onder andere de probleemanalyse, het plan van aanpak, evaluaties en het actuele oordeel van de bedrijfsarts.

Ook de eindevaluatie moet tijdig worden opgesteld wanneer deze verplicht is.

Na 104 weken: beoordeling door UWV

Na 104 weken ziekte eindigt in de gebruikelijke situatie de reguliere periode waarin de werkgever het loon moet doorbetalen.

UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag onder andere of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan om re-integratie mogelijk te maken.

Daarbij kijkt UWV naar het re-integratieverslag en de gemaakte keuzes tijdens het traject.

De WIA-beoordeling kan vertraging oplopen. Het einde van de wachttijd betekent daarom niet automatisch dat er al een definitieve beslissing over de uitkering is genomen.

Wat gebeurt er als je de Wet verbetering poortwachter niet naleeft?

Wanneer UWV oordeelt dat een werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft verricht, kan dit financiële gevolgen hebben.

UWV kan een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat de werkgever het loon maximaal één jaar langer moet doorbetalen.

Tijdens deze verlengde periode krijgt de werkgever de gelegenheid om tekortkomingen in het re-integratietraject te herstellen.

Daarom is het belangrijk om niet alleen de wettelijke momenten te bewaken, maar ook tijdig actie te ondernemen wanneer de re-integratie onvoldoende vooruitgaat.

Hoe kan een arbeidsdeskundig onderzoek helpen?

Wanneer onduidelijk is of een medewerker nog kan terugkeren naar de eigen functie, kan een arbeidsdeskundig onderzoek waardevol zijn.

Een arbeidsdeskundige onderzoekt welke werkzaamheden passen bij de belastbaarheid van de werknemer en welke mogelijkheden er binnen de organisatie zijn.

Het onderzoek kan helpen om een onderbouwde keuze te maken over de verdere re-integratie, waaronder de eventuele inzet van een tweede spoortraject.

Lees ook: Arbeidsdeskundig onderzoek: wat is het en wanneer is het nodig?

Ondersteuning bij re-integratie via Staatvandienst

De Wet verbetering poortwachter geeft richting aan het re-integratieproces. Maar iedere medewerker en iedere situatie is anders.

Wat doe je bijvoorbeeld wanneer terugkeer naar de eigen functie niet meer haalbaar lijkt? En hoe zorg je ervoor dat een medewerker nieuwe mogelijkheden op de arbeidsmarkt ontdekt?

Bij Staatvandienst begeleiden we werkgevers en werknemers bij het vinden van passend en duurzaam werk.

Onze loopbaanconsultants onderzoeken samen met de medewerker welke kwaliteiten, mogelijkheden en kansen er zijn. Daarbij kijken we niet alleen naar beperkingen, maar juist naar wat iemand nog wél kan.

Met persoonlijke begeleiding, kennis van de arbeidsmarkt en aandacht voor de individuele situatie werken we aan een passende volgende stap.

Ondersteuning nodig bij de re-integratie van een medewerker?

Bekijk onze re-integratiedienstverlening voor werkgevers of neem contact op met Staatvandienst. We denken graag mee over de mogelijkheden.